Wsparcie i mentoring przy pracy kreatywnej

Każdy z nas na swój sposób stara się planować swoje działania. Jednak nie zawsze wychodzi nam to tak jak pierwotnie założyliśmy. Czy zdarzyło się tobie, że lista zadań pękała w szwach, a wieczorem stałeś załamany, że zrealizowałeś tylko część z  zaplanowanych zadań?

Zanim zaczniesz planować…

Mówi się o porannych skowronkach, czy nocnych sowach - czyli pewnej zależności naszego indywidualnego rytmu aktywności w których nasz organizm czuje się bardziej produktywny. Jednak czy na pewno tak jest? Naukowcy dowiedli, że największa wydolność umysłowa  u większości populacji  przypada najczęściej w godzinach przedpołudniowych między 9:00 a 12:00 a także późnym popołudniem 16:30 – 18:00. Nazwali to złotym czasem, momentem w którym nasza aktywność mózgu jest wzmożona, wpływając na sprawniejszą reakcję w działaniu. To własnie w złotych okresach warto rozplanować sobie najważnijesze zadania.

Pamiętajmy, że nasz mózg to nie komputer, on również potrzebuje stosownej regeneracji i odpoczynku, dlatego starajmy się nie przeciągać swojej pracy. W pewnych momentach wyczerpania dla naszego organizmu jakiekolwiek procesy uczenia się i zapamiętywania stają się niemożliwe. Dlatego też warto wziąć pod uwagę swój własny rytm i realizować zadania również w zgodzie z nim.

Proces planowania ma nam pomóc najdokładniej przewidzieć nasz proces tego, co i jak chcemy zrealizować. Planowanie samo w sobie jest trudną dziedziną, jednak zawsze warto podjąć wysiłek, dzięki któremu będziemy mogli uniknąć w przyszłości kryzysu czasowego, który spowoduje w naszym życiu stałe zagonienie i dezorientaję. Zapamiętaj, że wszelkie kryzysy czasu są stresujące nie tylko dla Ciebie, lecz również mają wpływ na twoje otoczenie tj. rodzinę, przyjaciół czy pracowników. Na pewno nie raz doświadczyłeś tego na własnej skórze i dalej myślisz, że planowanie nie jest tobie potrzebne? Pomyśl jednak o tym, że każdy ma swoje granice wytrzymałości. Pamiętaj, że planowanie swojego dnia co do minuty równiez nie jest dobrym pomysłem. Jak więc do tego podejść?

Najlepszą techniką zdaje się być planowanie w oparciu o bloki czasowe, w których będą wykonywane poszczególne zadania. Na starcie można wykonać trzy bloki: blok poranny, blok południowy i blok wieczorny. Dzieki tej metodzie unikniesz planowania minutowego.

Naukowcy dowiedli, że przeważnie zakładamy, że wykonanie ważniejszego zadania zajmuje mniej czasu. Praktyka jednak pokazuje coś innego – trudno jest dokładnie, co do minuty, oszacować czas na realizację konkretnego zadań. Zwłaszcza jeśli mamy ich do wykonania kilkanaście w ciągu dnia. Jednak jęsli już taka sytuacja wystapi w naszym życiu, postarajmy się zaplanować ją w jednej z naszych bloków czasowych.

Stronstruowanie dziennego planu działania, jest ciężkim zadaniem, jednak dzięki niemu nie będziesz błądzić w ciągu dnia. Pamiętaj, że zawsze znajdą się sprawy priorytetowe, które warto zrealizować w pierwszej kolejności. Dobrze opracowany plan będzie działał na nas motywujaco, angażujać nas do podjęcia kolejnych swoich celów. W międzyczasie na pewno pojawi się satysfakcja, ze skreślania kolejnych punktów na swojej liście.

Poniżej przedstawiłam Tobie kilka ciekawych metod, przydatnych podczas planowania.

Metoda ALPEN

Technika ta jest jedną z prostszych z zarazem skutecznich metod planowania czasu w dłuższej perspektywie. Nazwa techniki to akronim pochodzący od niemieckich słów: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle, gdzie każde z tych słów odpowiada jednemu etapowi planowania.

  1. Wykonaj listę zadań (AUFGABEN) – w pierwszym kroku opracowujesz swoją własną listę zadań na której powinny znaleźć się cele z planu tygodniowego lub miesięcznego, to czego nie zrobiłeś poprzedniego dnia, sprawy które pojawiły się dziś i są do wykonania na jutro, zadania rutynowe.
  2. Oszacuj czas trwania (LÄNGE SCHÄTZEN) - drugi krok polega na oszacowaniu czasu trwania wszystkich czynności jakie wypisaliśmy w kroku pierwszym. Pamiętaj, aby kierować się przy szacowaniu czasu realnością i doświadczeniem
  3. Weź pod uwagę regułę 60:40 (PUFFERZEITEN EINPLANEN) – ważne jest zaplanowanie wewnętrznego bufora czasowego, który polega na planowaniu tylko 60% swojego czasu jaki masz. Pozostałe 40% czasu traktujesz jako swój zapas na niespodziewane zdarzenia, których nie możesz przewidzieć.
  4. Wyznacz priorytety (ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN) – na tym etapie każdemu z zadań nadajesz odrębne priorytety. Możesz tutaj wykorzystać np. macierz Eisenhowera, czy zasadę Pareta.
  5. Kontroluj wykonanie działań (NACHKONTROLLE) – to ostatni krok metody ALPEN. Na tym etapie kontrolujesz realizację zadań i postęp swojej pracy. Skreślasz to co już wykonałeś oraz dodatkowo na koniec swojego dnia pracy weryfikujesz, których zadań nie wykonałeś, aby przepisać je na kolejny dzień z najwyższym priorytetem.

Główną zaletą metody ALPEN jest znaczący wpływ na porzadkowanie naszego kolejnego dnia poprzez nadanie odpowiedniej struktury naszym przyszłym zadaniom. Dzieki temu pozbywamy się chaosu i dużo łatwiej orientujemy się we wszystkich zadaniach jakie mamy do zrealizowania w konkretnym dniu, eliminując tym samym nasze zakłocenie rytmu pracy. Korzystając z tej metody pracujesz nad samokontrolą.

Metodyka ABC

Zapewne zauważyłes, że stosując listy zadań zazwyczaj wykonujesz je po koleji, sciągająć zadanie z tablicy. Zapewne często Ci się zdarza, że czegoś danego dnia nie wykonałeś, więc przepisujesz to zadanie na kolejny dzień. Kolejnego dnia historia się powtarza... a twoja lista z każdym dniem będzie się wydłużać, wywołując u Ciebie coraz silniejsze uczucie frustracji i zniechęcenia.

Lekarstwem na tą chorobę jest właśnie metodyka ABC. Dzięki jej zastosowaniu wprowadzić w swój proces planowania pewien porządek, a każde z zadań otrzyma jeden z trzech priorytetów (A, B lub C). Tym samym będziesz wiedział, które zadania w największym stopniu wpłyną na realizację twoich celów.

Litera A oznacza Twoje priorytety. Stanowią one około 15% całości wszystkich zadań. Jednak jeśli wykonamy te zadania, otrzymamy aż 65% rezultatów. B oznacza sprawy średnio ważne, które odpowiadają za 20% wyników. Ostatnie są zadania typu C. Są one najmniej ważne, lecz pochłaniają 65% naszego czasu i dzięki nim otrzymujemy tylko 15% efektów. Analiza ta sprawdza się najlepiej, gdy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej rezultatów.

Pamiętaj, że możesz ustalić swoje własne zasady. Wystarczy, że wykonasz kilka kroków:

  • Notuj swoje rezultaty - koniecznie zapisuj swoje zadania tak, aby mogłby być wykonalne (najlepiej opierajać się o metodykę KAIZEN - małe kroczki). Ich częsta realizacja będzie motywowała Ciebie do dalszego działania,
  • Zaplanuj jutrzejszy dzień – staraj się pamiętać o nadchodzących dniach, nie żyj dniem dzisiejszym. Postaraj się wykonywać nawet krótką liste rzeczy do realizacji. Pomoże to zorientować się w tym co mamy do zrobienia,
  • Analizuj – po zaplanowaniu swoich zadań, zastanów się, które z nich są ważne, a które pilne. Zaplanuj czas na ich realizację. Następnie poszereguj je według ważności (metoda ABC).
  • Realność – staraj się mierzyć swoje siły na zamiary, nie planuj zbyt wielu zadań. Podczas swojego planowania staram się operować liczbą 7 zadań w ciągu dnia. Realizacja nierealnej listy w dłuższej perspektywnie spowoduje obniżenie poczucia własnej wartości. Nie chcesz chyba stać się maszyną?
  • Sprawdzaj postępy – dzięki częstej analizie i weryfikacji swoich postępów będzie w stanie zawczasu zarządzać swoimi aktywnościami na pulsie, będziesz w stanie zawczasu zarządzać swoimi aktywnościami, niewelując tym samym przyszłe opóźnienia.

Jeżeli nadal chcesz pogłębić swoją wiedzę z zakresu zarządzania czasem, zachęcam do lektury ksiązki Brain Tracy (2006) - Zarządzanie czasem wydawnictwa Muza.


Newsletter | Wgląd za kulisy mojego bloga i codziennej pracy.
Raz w miesiącu po jednym mailu. Jeśli twoje zainteresowania pokrywają się z tematyką bloga, na pewno spodoba ci się mój comiesięczny newsletter, który wysyłam w każdy pierwszy czwartek miesiąca do subskrybentów. -------------------------------------------------------------------------------- ---…

Podzielisz się artykułem z innymi? Dzięki przyciskom po prawej stronie ekranu zajmie ci to tylko chwilę.